ぷらこあ

ゆるふわゲームクリエイター / イベントオーガナイザーを目指してます

チームやプロダクトの "ふりかえり" (KPT)について意識していること

こんにちは、青木ととです。

最近、 所属している会社 でふりかえりにおけるファシリテーションをすることが多くなってきたので、ふりかえりについてのポエムを書こうと思います*1。 特定の書籍や文章から影響を受けている部分は多いですが、持論の箇所も多々あるので、何か違和感を感じたら遠慮なく石を投げてください。ぽいぽい。

"ふりかえり" について

🌲木こりのジレンマ

そもそも「ふりかえり」とはなんだ、という話をしなくてはいけません。ふりかえりは目標に達成する上で必要なプロセスの改善を行うきっかけを作る行為のこととも言えます。改善の重要性については「木こりのジレンマ」といった説話が有名です。

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拝啓『変わらない開発現場』を嘆く皆様へ ~エンプラ系 SI 開発現場の「今」を変えていくために~ | de:code 2016 | Channel 9

上の「木こりのジレンマ」の話でいうと、そもそも刃が欠けているということに定期的に気付くようなきっかけが必要ですし、「木を切る」という目標から見ると、他にも「体調によって力が出ていないのではないか?」「他の道具を使った方がパフォーマンスが上がるのでは?」といった視点で問題提起(仮説)や解決策が上げることも出来ます。

ふりかえりを行うことは 「過去~現状を顧み、目標を達成するためにボトルネックになる事項に気付き、その改善策を検討するための機会」 となりえます。

🗯ふりかえりは愚痴大会ではない

この「ふりかえり」は「反省」という言葉に置き換えないことが多いです。反省でも問題ないのですが、反省は比較的ネガティブな表現として使われることが多いです (良くなかった点にスポットが当たりやすい) 。ふりかえりに関しては、良い取り組みにもスポットを当てることが推奨されています。特にチームや組織におけるふりかえりにおいて、以下のような恩恵を得られるためです。

  • (他のメンバー|自分)が当たり前だと思っている良い取り組みを(自分|他のメンバー)にも適応することが出来る
  • ポジティブなフィードバックによりモチベーションが持続しやすい

また「ふりかえり」は「愚痴」という言葉に置き換えないことが多いです。愚痴大会ということで、発言の敷居は下がるという仮説を持つことは出来るのですが、以下の2点のデメリットがあるため、許容できません。

  • 対人攻撃になりやすく、モチベーションが持続しにくい
  • 問題を出すだけになり、問題の改善が検討されにくい

📆開催頻度は1~2週間に1度

ふりかえりの対象について、大きく二つに分けることができます。

前者に関してはイベント終了後に開催を行えば良いです (ただし、なるべく早めに!) 一方、後者に対しては既にアジャイル開発によりイテレーションが定まっている場合はイテレーションに対するレトロスペクティブの意味合いを込めてそのスパンで開催するのが良いと思いますが、そうでない場合には1週間~2週間に1度の開催をオススメします。

  • 長期間の間が開いてしまうと直近のことが印象に残り、過去のことを忘れてしまう (親近効果) のを防ぐため
  • ふりかえりにより発生した改善行動を実際に行い、検証するスパンを確保するため

1週間か2週間かについては、ふりかえりに慣れないうちは短いスパン (1週間) で多く時間を取り、慣れてきたら工数との兼ね合いでスパン (2週間) を広げることを視野に入れていいのではと考えます。

⚒ふりかえりの手段/フレームワーク

ふりかえりを実際に行うにあたり、何をどうしたらいいか不明な場合、既存のフレームワークに当てはめて実行し、先人の知恵に乗っかってみることをオススメします。今回紹介するフレームワークである「KPT」の他にも「YWT」といったものが存在します。

KPT

KPTとは

「KEEP」「PROBLEM」「TRY」の頭文字を取ってKPTです。 上記の3つの観点に基づき、意見/アイデアを出すフレームワークです。 以下に3つの観点では具体的にどんな事項に関する意見出しを行うのか、ということを記載します。

KEEP

「KEEP」には「継続」といった意味合いが込められています。あなたやチームメンバーにとって、試して良かった事柄や続けていきたい行動がここに個人/チームのナレッジとして蓄積されていくのが理想です。

KEEP ≠ GOOD

KEEPのアイデアを出す際に「GOOD」 (良かったこと / 一過性のKEEP) が出てくることがあります。もしくは「進捗報告会」のようなスタンスになってしまうことがあります。KPTでは「出た意見を尊重する」という点が大事になるので、それを拒むことは望ましくないですが、ファシリテーターの視点としては「なぜそれがGOODなのか」「その成果/進捗を出すためにどういう行動を行なったのか」を掘り下げ、 KEEP = 持続(模倣)可能なナレッジまで落とし込む癖を付ける のが継続した改善のために大事となります。

PROBLEM

「PROBLEM」は「問題点」に関する観点*です。目標に対して障害となっている事項や将来的に発生しそうなリスクに関してここで意見出しされます。

掘下タイム⏰

PROBLEMを掲げる際によく出る意見として「◯◯できなかった」というものがあります (それに対するTRYは「◯◯する」になりがちです)。何か要因があってできなかったはずのものを再度やると言っても実施されないことが多いです。 「なぜできなかったのか」という根本にある事項を明確にしていくこと が、PROBLEMの場において重要になっていきます。

なのでファシリテーターには「なぜ?」をチームに浸透させていく役割があります。一方で、この「なぜ?」という問い掛けが批判のように聞こえてしまう、責め立てられていると感じてしまう場合もあります (出来なかったことに対する追求となるため、叱られているように思ってしまう)。自分が現在進行しているKPTでは 「記述タイム」と「深堀タイム」という名称で時間を設ける ことで「なぜ?を聞くのは問題を深堀するためだよ」ということを示しています。

問題 🆚 私たち

最近はあまり聞かないですが、こういう「何が問題か」という話をするときに「誰が悪い」「どのチームが悪い」といった「個人攻撃」が出ることがあります。しかし、この「誰が悪い」という発言に対する解決策を生み出すのは難しいですし、チームが改善を目的として挑んでいるいるのに「人間関係の悪化」という逆の方向に進んでしまうのは適切ではないです。

もしそういう話題になりそうであったら、潜在的な問題の掘下に移行するという手段があります。「どういう環境がそうさせているのだろう」「自分たちがコントロール出来ることはなんだろう」「自分が同じ立場になったらどういう風に解決するだろう」という問いかけを介して、 チームや組織の問題 (自分ごと) に昇華し、問題解決出来る状態に整えること が大切になります。

(とはいえ、対人に対する感情を全て捨て去るのは不健康なので、当然どこか別の機会にガス抜きが必要になるとは思っています)

TRY

「TRY」は「試したいこと」に関する観点です。PROBLEMを解消するためのアイデア、チームがより良くなっていきそうなアイデアを記載していきます。ふりかえり/KPTは改善のためのフレームワークなので、改善するための行動 (= TRY) のアイデアは重要なポジションを占めています。このTRYで多く意見を出すための指針として 「質より量」「コントロールできることに注力する」 というものがあります。

質より量🗻

特にKPTを初めてやったばかりの組織では「有識者が既にこの問題について考えているはずだから自分が考えても解決策が出ないだろうなぁ」といったバイアスや「自分には関係ない問題だから」といった考え方から、TRYがそんなに出ないことがあります。しかし実際は どんな小さなアイデアや専門外の視点からの意見からブレイクスルー出来ちゃうということはある ので、初めは「質より量」を促すのが良さそうです。具体的には1つのPROBLEMに対して1つTRYを書いてみることを促したり、たくさんTRYを書いた人を賞賛する文化を作ったりしていく感じになると思います。

コントロール🎮できることに注力する

「コントロールできることに注力する」に関しては意見を出す敷居を下げる、視野を集中させるための指針です。 自分以外の存在、チーム外の存在など、"他"の存在をコントロールする (望んだ行動を取ってもらう) には自分たちが主体的に動くよりも何倍、何十倍も労力が掛かります。 そこを解決するためのアイデアを出すのは非常に敷居が高いので、「PROBLEMの中で自分たちが注力出来そうなものはなんですか」等という問い掛けにおいて、コントロールできることに注力させます (当然、重要な問題に対して、まだコントロールしやすそうな人に依頼するという解決手段が出るのは問題ありません)。

TODO/ACTION

「誰が」「いつ」やるのか

TODOやACTIONはKPTの派生フレームワークの「KPT2」「KPTA」に登場する観点です。TODOもACTIONも役割は同じで、どちらを文言として採択しても構わないです。その役割というのが「TRYを実際の行動に落とし込む」というものです。

「より具体的なビジョンが無い場合は実現されない」ということは遊ぶ約束などでも体験してきたことだと思います。「◯◯行きたい」「◯◯やりたい」だけでは中々実施されず「いつやりたい」「誰を誘っていきたい」「誰が幹事をやるか」みたいなところが定まって、ようやく実現する可能性が見えてきます。

TODO/ACTIONは出てきたTRYに関して「誰が」「いつまで」を決めるためのもの です。任意の締め切り、とりわけ「次回のふりかえり/KPT実施まで」に実際に行うものをTRYの領域からTODO/ACTIONの領域に移動させ、人をアサインしていきます。

TODO/ACTIONとして実施するとチームでコンセンサス(同意)が取られたものに関しては、忘れ去られないために、その場でスケジューラーやタスク管理ツール (issueやバックログ) に格納する習慣をつけると良いです。

KPTの進め方について

大まかな流れ

弊社で実施しているKPTでは現在以下のようなタイムスケジュールで実施しています。 90分はなかなか長いですが、2週間に1度という頻度の面で調整を行なっています。

  • 10:00- テーマ/グラウンドルール確認
  • 10:05- 前回のACTIONの進捗確認
  • 10:20- 今回のKEEP記載タイム
  • 10:25- 今回のKEEP深堀タイム
  • 10:35- 今回のPROBLEM記載タイム
  • 10:40- 今回のPROBLEM深堀タイム
  • 10:50- 今回のTRY記載タイム
  • 10:55- 今回のTRY深堀タイム
  • 11:05- 今回のACTION
  • 11:15- 表明じゃんけん

テーマを決める

KPTでどういう意見を出せばいいか分かりましたが「何に関するKEEPを出せばいいのか」ということを決めておくと、個人/チームが目指すべき方向に対してアイデアを出すことが出来ます。スケジュールやクオリティ等、相反するものに対して等は特に顕著で、どちらを優先すべきか決まっていないと、どのTRYをやるのか選択がしにくくなります。

そこで決めるのが「テーマ」です。チームや組織の場合、今設定している中期目標やそれを一段階ブレイクダウンした短期的な目標が設定されていることが望ましくなります。ファシリテーターはより「テーマ」に直結するような意見を出すことを促すことが望ましくあります。が、テーマがコントロールしにくいものである場合、出にくいケースも多々あります。その場合、テーマ自体をブレイクダウンしていったり、「楽しく開発する」といったざっくりとしたテーマに置き換えても問題ありません。 その目標に同意が取れることと意見が出ることが重要 です。

グラウンドルールを決める

会議やふりかえりのアンチパターンとして「声がでかい人の主張が勝つ」といったものがあります。またPROBLEMの項目で掲げた「問題vs私たち」に関してもそうです。これらのアンチパターンを踏まず、良いふりかえりをするための「ルール」を定め、はじめに共有し、見えるところに配置しておくことは円滑なふりかえりを行う上で一定程度の効果が見込めます。

  • 問題 vs 私たち
  • 芸人になる (オーバーリアクション)
  • 人の発言を遮らない
  • 1人で話しすぎない

出来事を思い出す

今週はどんな出来事がありましたか?

1週間~2週間に1度の開催とはいえ、週の頭にあったことはなかなか思い出せません。この文章を読んでいるあなたは3日前に食べたお夕飯🍛のことを覚えていますでしょうか?

親近効果 (評価や判断をする際に最近の情報に影響されること) を避けるために、出来事を思い出すような導入を確保するのも手段です。例えば、ふりかえりのはじめに「思い出しのために、今週あった出来事を1人1つ言っていってください」のような時間を設けます。そうして1人が出来事を話し、それを聞くことで関連した記憶を想起させることができます。

都度記録する

...とはいえ、そもそもその喋る出来事を覚えていないというのがあるので、やはり 何かを感じたらその時に記録を都度行うような癖を付ける のが一番です。ここが習慣化すれば、KPTの時間中に思い出しながら記載する時間も短縮することが出来るので、狙っていくことをオススメします。

コンセンサス/同意を取る

メンバーでふりかえり/KPTを実施する場合、決定事項に関して 参加者全員の同意 を取ることも必要なことです。なぜなら行動を実施するのは参加者自身であり、そこに納得感が無い限り、改善のための行動が実施されない、蔑ろにされやすくなってしまいます。

とはいえ「これで行きます、良いですか?」という問いかけをしたときに、チームがどれだけ自律的かに依存はしますが、なかなかレスポンスは返って来にくいです。集団の中で自分が先行して声を出すのに抵抗があるとか、何かしらの要因があるとは覆います。

よくある合意形成の取り方として「いいと思った人は拍手」という手段がありますが、これは「音」に注目が行きやすく、個々のリアクションには目が行きにくいです。また強い「同調」を促しやすいです (なんとなく釣られ拍手をしてしまう)。

ちょうどいい落とし所を探るのは難しいですが、最近は「手を頭の上に乗せる」「左手を右耳に当てる」など 視覚的にその人が合意しているのか、していないのか分かる手段 を試しています。が、あまり要求が複雑だと、そこへのチャレンジに焦点が当たって本来合意すべき内容を忘れてしまうので、注意が必要です...。

KPTのふりかえり

表明じゃんけん🖐

KPT自体のふりかえりを実施することは「KPT自体の改善」「ファシリテーターの成長」に繋がります。KPT自体を簡単に振り返るための手段として、前職では「表明じゃんけん」という手段が用いられていました。これは定期的に開催される会議などの改善にも有効な手段で、以下のようなことを実施します。

  • 参加者全員がこのふりかえり自体の評価を「1~5」の5段階で決める
    • 1は時間の無駄、もうやりたくない...
    • 5は超サイコー!完璧な会だったね!今夜は宴!
  • 脳内で評価が決まったら、手をグーにして決まったことを示す
  • 全員がグーを突き出したら「じゃんけんぽん!」で指を「1~5」のを示す

その後、改善を行いたいので、一番評価が低かった人に「なぜその評価にしたのか」「あと1点上げるためには何をすべきか」といったことをヒアリングしていきます。また、一番高かった人に「なぜ良いと思ったのか」をヒアリングすることで新しく導入した工夫などの評価検証を行うことも可能です。

Trelloを使ったKPT

KPTは付箋に意見を記載し、ボードに貼り付ける手段がメジャーです。 一方で、現在弊社で実施しているKPTでは Trello を使用し、PC上で意見を集約しています

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Trelloとはなにか

Trelloは付箋を貼ったり、剥がしたりするような感覚で使用できるタスク管理のためのツールです。この付箋はTrelloではカードと呼ばれており、カードに人をアサインしたりラベルを付けることができたり、カード自体をリストを用いて分類することができたりします。自分も個人的には予定管理 / タスク管理のために使用しています。

💻きっかけ: リモートワークの人も参加できるようにしたい

弊社は子ども向けのプロダクトを作っている関係で、パパママな社員が多く、家庭との関係でリモートワークに切り替えるということが柔軟にできるようになっています。そうすると物理的な付箋でのKPTの実施が難しくなります。オンライン上でもKPTに参加できるようにするための手段として、Trelloを採用しました。

🌈KPT + Trelloのメリット

コメントで背景を捕捉できる

コメントによる恩恵を大きく受けています。付箋には物理的なスペースの制約があるため「いつどこでそう思ったのか」「なぜそれが起こったのか」を十分に記載することが出来ず、将来的に閲覧した時に想起することが難しくなります。Trelloのコメントにその辺りの情報を記載することで、よりそのカードが示す内容を理解しやすくなります。

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こんな感じで、それぞれが「こういう原因なんじゃないかなぁ」みたいのを仮説立てるような動きも出てきました。

他の人が書いたカードを閲覧できる

事前に他の人が書いたカードを見ることが出来るので 「事前に掘り下げが行える」「関連する事項を思い出せる」「周りの人が書いているのを見て、自分も書こうと思える (思い出せる)」 のような効果が発生します。

また Slack と連携してKPTのカード/コメントが追加された時に情報を流すチャンネルも有効に活用されています。

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ラベルによって分類を行うことができる

Trelloでは作成したカードに対してラベルを付けることができます。ラベルを付けることで「期間」「セクション」といった分類をすることが可能です。弊社では現在「期間」でラベルを付けており、KPT本編を実施する際には現在の期間だけでフィルターで絞り込むことを行なっています。

アサインをすることで誰が実施するのか明確になる

Trelloでは作成したカードに対して人をアサインすることができます。これを行うことで「この問題を誰が問題だと思っているのか」「このTODO/ACTIONは誰がやるのか」というのを示しやすくなります。

(現在、弊社では同意を示すためにアサインするという方向を示しています。これにより今チームや組織がどの問題に対して危機感を抱いているかというのが分かりやすくなる一方、同意が少ない問題が蔑ろにされやすいという諸刃の剣ではあります)

⛅️KPT + Trelloのデメリット

他の人の話💬に集中しにくい

弊社では現在あまりその兆候は見られないですが、人数が大きくなってきたり、今何をすべき時間か曖昧になっていたりということが原因で手元で作業をしてしまうケースが発生しがちです。その結果、他の人が話している内容に注力しにくい状態になってしまいます。

もしこの兆候が出てきたら、ファシリテーターは「今何を話しているかを強調する (ホワイトボードに書く等)」「深堀タイムの時には手元のPCを閉じて、前のモニターにのみ注視する」といった手段を取ると良いと感じています。

👀見える化しにくい

付箋のホワイトボードを通路やMTGスペースに配置する場合、副次的に「見える化」の効果が期待でき、意識の片隅に置くことができます。一方、Trelloは能動的にアクセスしにいく必要があるため「見える化」を実現しにくいです。これに対しては「チームが所持するモニターに常に映しておく」「朝会で確認する」「Slackに発言を流す」などの対応が取れると思います。

使っていきたい Trello の Chrome拡張

qiita.com

こちらの記事にあるものは殆ど採用していますが、特に便利だと感じているのは以下です。

  • Trello Birds-eye
    • カードを縮小し、1画面に多くのカードを表示することが出来る
  • Card Numbers for Trello
    • カードに番号を振ることが出来る
    • 「XX番に関して意見があるんだけど」みたいな言い方が出来て楽
  • Card Colors for Trello
    • カード全体に色を付けることが出来る
  • CardCounter for Trello
    • リストに所属するカード数を表示することが出来る
    • フィルターと合わせて「今回XX個のKEEPが出て素晴らしかったですね!」みたいな言い方をする時に便利

ファシリテーターのすヽめ

ファシリテーターは何をする人なのか

会議における目的を達成するためには「意見を出す人」も必要ですが 「意見を整理する人」「意見を出すことを促す人」というのも大事になっていきます。 「意見を出す人」は当事者であるチームメンバーが該当しますが、それ以外の視点で目的達成のための進行を行う責務をファシリテーターが持ちます。

  • 「まずはテーマを復習してみましょう」「これから10分間はKEEPに対する深堀タイムです」といった進行管理
  • 「この問題について誰が詳しいですか」「詳しい◯◯さんはこの問題の原因をどう思っていますか?」といった発言の促し
  • 「このアクションの一覧を実際に実行できると思う人は、手を上げてください」といった合意形成の促し

(進行管理に関して、タイムキーピングの責務はもしかしたらファシリテーターではなく他の人が行なった方がファシリテーションに集中できるかもしれないとは最近思っている)

ファシリテーターになろう!

他のチームのファシリテーターをやる!

上記の通り、ファシリテーターはそこそこ責務があり、人の話に集中していないといけない存在です。また円滑に議論を進めるために、なるべく中立的な立場である必要があります。そのことから考えると、チームメンバーが「意見を出す人」と「ファシリテーター」を兼ねるのはあまり健全ではないと考えます。なので ファシリテーターは他のチームの人にお願いする ことをオススメします。工数やスケジュールの関係で毎回は難しくても、全体の進行の流れや雰囲気を掴むために初回~3回目くらいまではお願いできると嬉しいと思います。

繰り返しやる!

ファシリテーションの技術は実際にやってみないと身に付かないことが多いです (自分もまだまだではありますが...) なので、繰り返し実施して経験値を積んでいくというのが重要になっていきます。上記の「他のチームのファシリテーターをやる」も関連しますが 「誰かこのふりかえりのファシリテーターやりたい人、やってみたい人」と募集していけるような環境作り が大切になっていくと思います。

見て盗む!

自分は前職の先輩にファシリテーションがすごい上手な方がいて、その人がどういう工夫をしているのかを見て学んだ結果、現状こんな感じの偉そうな文章を書くことが出来ています。もし周りに ファシリテーションが上手い人がいたら、その模倣から始める のが良さそうです。

最後に

技術 + α を鍛える💪

自分は普段エンジニアとしてUnityを使ってコンテンツ作りをしているのですが、ゲーム作りという視点でも技術という視点でも特に尖っているわけではなく凡庸な存在だと感じています。上にめちゃくちゃすごい人がいっぱいいるわけです。ですが、今後業界で生き残っていくためには、業界に対して何らかのプレゼンス (影響力) を主張していかなきゃいけないわけで、そのために自分は「技術 + αを鍛える」という意識を持つようにしています。。具体的には今回記載したような「ふりかえり (組織改善)」「ファシリテーション」であったり、「イベントの企画/運営」という部分を意識して力を入れています (もちろん、ゲーム作りはしていきたいので、そこを諦めるわけでは無いですが) ファシリテーションに限らず、些細な意識や知識から「+α」 (自分の武器) を生み出すことが出来ると思っているので、その入り口としてこの記事が役に立つと嬉しいなぁ。

参考文献

上記の文章は以下の文献の影響を受けています。
ふりかえりでファシリテーターをする人は一読しておくとそれだけで自信に繋がると思います。

*1:書きましたよ!

プロジェクトの KPT に関しては、その内、ととちゃんがブログ記事を書いてくれたらいいなぁ。(プレッシャー)

キッズスター入社3年間のふりかえり - FAKELOG